Создание методологии по расчету заработной платы в группе компаний и организациях с филиалами

При автоматизации расчета заработной платы в группе компаний или в организациях с обособленными филиалами, где расчет ведется в собственных независимых системах, нередко наблюдается несовместимость методологий расчета заработной платы. В данной статье специалисты компании «Antegra consulting» рассматривают все случаи и участки, в которых возможны расхождения. Также подробно описывается процесс создания документа «Методология расчета заработной платы» для группы компаний или организаций с филиалами и определяются те преимущества, которые дает компании введение Методологии.

Группы компаний или организации с филиальной структурой, в которых возникают случаи несовместимости методологий расчета заработной платы, не являются редкостью. Конечно, расчет заработной платы довольно четко регламентируется законодательством РФ, однако во многих компаниях нет единого документа, описывающего методологию расчета заработной платы для всех филиалов или организаций группы компаний.

Применение методологии расчета заработной платы предоставляет компании дополнительные преимущества:

До тех пор, пока методология всей организации или группы компаний не будет собрана в единый документ, в котором будут исключены дублирующие расчеты, определен состав баз для зависимых расчетов, согласованы алгоритмы и убраны ошибки заменяемых систем, внедрить автоматизированной системы расчета заработной платы, действующей для всех юридических лиц или филиалов будет крайне затруднительно. Без этого документа также невозможно перенести данные по расчетам из старых баз данных, поскольку в результате получится множество неструктурированных видов расчетов.

Описание методологий расчета заработной платы организации или филиалов очень нужный, но, в то же время, трудозатратный процесс. Для создания методологии расчета заработной платы требуется не только описание единой методологии, но и ее сверка с методологиями каждой компании и филиала.

Прежде чем браться за составление единой методологии расчета заработной платы организации или группы компаний, необходимо знать, какие возможны расхождения, и понять причину их возникновения. В противном случае можно создать новые расхождения и ошибки.

Расхождения возможны в следующих областях:

Причины расхождений в методологиях расчета заработной платы на предприятиях можно объяснить следующим образом.

По причине «так исторически сложилось» могло возникнуть любое расхождение из вышеперечисленных областей. Самый распространенный пример – это применение «привычных» алгоритмов и показателей, применяемых при расчете того или иного начисления или удержания. Для устранения такого расхождения необходимо унифицировать виды расчетов для всех предприятий.

Если в группе компаний или в организации с филиалами существует единый коллективный договор, то расхождения в методологиях маловероятно. В том случае если филиалы или компании самостоятельно подготавливали коллективные договоры в разное время, не придерживаясь единых требований к расчетам и выплатам, то все особенности этих договоров необходимо учитывать при создании единой методологии.

При ведении учета могут возникать ошибки, часть из которых допускается осознано. Например, с какого-то периода времени расчет заработной платы стал вестись в компании или филиале не совсем корректно. Для устранения этого расхождения необходимо выяснить, с какой целью произошло изменение и каким образом можно корректно устранить ошибки.

Для создания единой методологии сначала необходимо все существующие виды расчетов всех организаций и филиалов свести к единому списку, объединив при этом схожие.

Для этого необходимо описать все начисления, удержания, состав баз, способы выплат в течение месяца для каждой компании и каждого филиала. Для этого следует составить простые таблицы с начислениями и удержаниями, а также указать состав баз для расчета среднего заработка и зависимых расчетов.

Например, таблица с начислениями будет содержать следующие колонки:

Подобную таблицу, но с меньшим количеством колонок, составляем для удержаний:

Если в алгоритме расчета фигурирует база, от которой зависит расчет, то составляем список таких видов расчетов и описываем состав их баз. Также отдельно описываем алгоритмы расчета авансов и межрасчетных выплат.

В результате нам нужно получить такие таблицы и алгоритмы с каждой компании, входящей в группу компаний, и с каждого филиала. Далее их необходимо свести в единую таблицу с начислениями и удержаниями.

Сводить их можно по-разному, все зависит от количества таких таблиц и количества в них строк. У небольшой компании видов расчетов порядка 40-60. В этом случае виды расчетов проще разбить на группы: начисления за счет соцстраха, премии, надбавки, оклады. Больше всего элементов будет содержать группа начислений за счет соцстраха, но данные начисления сильно регламентированы и не должны различаться в компаниях и филиалах. Оставшиеся виды расчетов уже можно проанализировать и выделить среди них одинаковые.

Если в группе компаний имеется множество предприятий и филиалов с различными видами расчетов (производственное предприятие может содержать 200 различных начислений), то в этом случае без автоматизированного анализа справиться не возможно. Самый простой способ – использовать таблицу MS Excel. Ниже описан один из практических способов анализа видов начислений и расчетов и сведения их к единому списку. Можно пользоваться им, можно использовать другие системы и алгоритмы.

Итак, для того, чтобы провести сравнение видов начислений и удержаний, готовим пустую общую таблицу, отдельную для начислений и отдельную для удержаний. Переносим в них описанные начисления компаний и филиалов, отметив, к какой компании или какому филиалу относится расчет. Далее добавляем колонки с названием баз для зависимых расчетов, чтобы указать в них информацию о том, какой расчет в какую базу входит. По возможности переделываем колонки (добавляем дополнительные) так, чтобы с помощью «да» или «нет» указывать свойство расчета. Понятно, что ни алгоритм, ни отображение в бухгалтерском учете, с помощью «да» и «нет» не описать. Код дохода НДФЛ вводим числом. Далее подставляем 1 («да») и 0 («нет»). В последней колонке собираем получившиеся «1» и «0» в одну строку, а код дохода НДФЛ переносим в соседний столбец (см. таблицу 1).

По полученному результату можно найти схожие начисления, отсортировав таблицу по данной колонке. Для того чтобы зрительно было проще определять схожие начисления, результат можно представить как число в двоичной системе исчислений и перевести его в десятеричное, что упростит поиск схожих видов расчетов (когда в строке только «1» и «0» и строка длинная, то различать числа сложно, что занимает больше времени, чем сравнение десятеричных чисел). Получив сгруппированные виды расчетов по схожим параметрам, можно проанализировать оставшиеся параметры: формируемые проводки, алгоритмы расчетов и т. д.

Например, оклад и премии имеют схожие параметры и будут иметь одинаковый «результат», и прежде чем группировать по параметрам, расчеты можно сгруппировать по типам расчетов, как было описано выше. Тогда не придется сравнивать оклады с премиями, что опять же упростит работу и сэкономит время.

В итоге мы должны получить таблицу с начислениями и удержаниями, в которых одинаковые виды расчетов свернуты и указано в каких компаниях или филиалах они используются.

Как выше указывалось, одна из причин расхождения видов расчетов – это ошибки заменяемых систем. Поэтому следующий шаг – это анализ одинаковых видов расчетов, но отличных одним или несколькими параметрами. Чаще всего такие виды расчетов используются в одном только филиале или в одной только компании, а по другим организациям все параметры сходятся.

Вторая причина расхождений, на которую мы можем повлиять – это «так исторически сложилось». Возможно, пора отказываться от старых привычек и всем компаниям данные виды расчетов использовать одинаково.

Расхождения, связанные с коллективным договором, менять нельзя до тех пор, пока не будут унифицированы сами договоры.

Авансовые расчеты и межрасчетные выплаты по возможности тоже унифицируем, чтобы не настраивать алгоритмы под каждую компанию.

Так мы получили документ, который можно назвать Методологией расчета заработной платы для группы компаний. Данный документ содержит описание всех видов расчетов во всех организациях, способ их обложения налогами, их особенности и расхождения по компаниям и филиалам. Данный документ упростит работу по включению новой организации или филиала в единую систему по расчету заработной платы.

Рассмотрим на примере какие требования накладывает на методологию программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

Например, при автоматизации расчета заработной платы очень часто выявляются ошибки учета. Эти ошибки учета не обязательно связанны с заменяемой системой – система умеет все правильно делать. Причина может заключаться в том, что с какого-то периода расчет заработной платы стал вестись в компании или филиале не совсем корректно. Понятно, что выявленные ошибки не нужно переносить в новую систему, но это нужно решать обязательно с владельцем процесса, т. к. бывает, что и ошибки допускаются осознано.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» прекрасно подходит для ведения учета и расчета заработной платы в одной информационной базе нескольких юридических лиц и обособленных филиалов. Особенностью данного прикладного решения является то, что для хранения видов начислений и удержаний используются единые справочники без группировки по организациям, а настройка баз для расчета среднего заработка является общей для всех юридических лиц, внесенных в систему. Особенности автоматизированной системы накладывает некоторые требования к сбору и анализу видов расчетов:

Рассмотрим вариант, при котором можно не описывать и не сводить методологию к единому документу. В этом случае необходимо ввести в систему все виды расчетов за прошлые и текущий года каждой организации и каждого филиала. В данном случае мы сохраним особенность каждой организации, как в настройке расчета, так и в настройке баз для расчета среднего заработка или зависимого начисления. Но, вероятнее всего, со временем придется приводить методологию к единому виду, т. к. анализировать расчетные данные по группе компаний и по всем филиалам будет неудобно: сводный отчет, в котором фигурируют, например, 20 окладов, 20 месячных премий, 20 начислений за выслугу лет и т. д., довольно сложно анализируется.

При внедрении автоматизированной системы в группе компаний или в организации с обособленными филиалами, когда планируют использовать единую базу данных, необходимо будет разбираться с методологией расчета заработной платы, находить различия и учитывать их при переносе данных и настройке алгоритмов, баз и состава начислений для зависимых видов расчетов.

Однако это действительно нужная работа, поскольку создание в группе компаний или организации с филиалами единой методологии по расчету заработной платы несет в себе значительные преимущества, которые позволят упростить работу, и вести безошибочный расчет заработной платы.